Les notions souvent répétées de « gagner du temps » ou « perdre du temps » ne sont pas réalistes parce que parfaitement subjectives. De plus, la recherche du gain de temps ou la peur de perdre du temps sont la source de beaucoup de stress inutile. En réalité, tout le monde a 24 heures par jour, soit 86 400 secondes par jour et chacun emploie chaque seconde de sa vie, d’une façon plus ou moins efficace. Personne ne peut objectivement ni gagner ni perdre une seconde ; les machines pour se déplacer dans le temps n’existent pas (encore).

Ma meilleure astuce consiste à prendre conscience que je suis à tout instant maître de mon temps.

Être maître de son temps, c’est être parfaitement en phase avec la réalité et ne pas subir les circonstances de l’extérieur. Ainsi, au lieu d’être victime du temps qui passe et des voleurs de temps, si vous voulez devenir le maître de votre temps, alors concentrez-vous sur votre efficacité par rapport à vos objectifs.

Votre performance se mesure en fonction du temps nécessaire pour produire un résultat et :

• Se développe grâce à l’expérience et la planification,
• S’améliore grâce aux outils et à l’organisation,
• S’altère à cause de fausses croyances, de pensées négatives et d’émotions désagréables,
• Se renforce en s’observant, en faisant les bons choix et en agissant.

Comment maîtriser votre temps et devenir performant ?

Le processus de maîtrise de votre temps se décline en 8 étapes :

1) Clarifiez vos objectifs

Périodiquement, faites le point sur ce qui est essentiel pour vous, soyez clair sur vos priorités de vie personnelle et professionnelle. Que voulez-vous accomplir cette année ? Ce mois ? Cette semaine ? Cette journée ?

2) Visualisez vos objectifs accomplis dans le futur

Projetez-vous dans l’avenir comme si vous aviez déjà atteint vos buts et ressentez pleinement les émotions agréables associées à ces petits ou grands succès. Ex. : Nous sommes lundi matin. Je regarde mon agenda de la semaine. Je me projette mercredi : « La réunion de mercredi de 14 h à 15 h avec le client X débouche sur un contrat signé. Nous nous serrons la main et sommes contents de l’avenir que nous venons de créer ensemble. »

3) Traitez les informations en temps réel

Dès qu’un événement survient, comme une demande, une proposition, une invitation qu’on vous fait ou quand vous avez une idée, choisissez en toute conscience de la traiter maintenant. Stoppez consciemment pendant quelques secondes ce que vous êtes en train de faire (au besoin, notez le contexte actuel pour revenir facilement à votre activité initiale) et choisissez de :

1. Faire tout de suite l’action :
   1. Quand il s’agit d’une petite tâche qui ne vous prend pas plus de 5 minutes. Par exemple : Passer un appel téléphonique. Envoyer un courrier électronique. Passer une commande. Payer une facture. Lire un article sur ce blog. Etc.
      Beaucoup de « procrastinateurs » passent bien souvent plus de temps à penser et à repenser qu’il faut faire ce type d’action, et à se donner tort de ne pas les faire, que le temps réellement nécessaire pour les faire. C’est complètement fou non ?
   2. Déléguer la tâche à quelqu’un : la délégation ne vous prend pas plus de 5 minutes, la tâche en elle-même peut être d’une durée variable.
2. Programmer l’action dans son agenda : pour les autres tâches qui prennent plus de 5 minutes ou qui ne peuvent être déléguées tout de suite, pour les tâches qui nécessitent des ressources à rechercher, pour les rendez-vous. Évaluez rapidement le délai nécessaire à la préparation, à la réalisation, à la livraison et la durée de la tâche et programmez une plage horaire dans votre agenda ET en tenant compte des agendas des autres intervenants.

4) Agir comme prévu dans son agenda 

Suivez votre agenda en tenant votre parole, dans une attitude responsable (tant vis-à-vis de vous-même, que vis-à-vis des autres personnes avec qui vous avez des rendez-vous). Soyez à l’heure pour démarrer. Ne dépassez pas le temps prévu. Au besoin, reprogrammez une nouvelle plage horaire (quand par exemple un nouvel événement survient, revenir à l’étape 3).

5)  Accepter les actions qui « ne seront jamais faites »

Être en phase avec la réalité, c’est reconnaître que si vous ne pouvez pas faire l’action en question tout de suite (cas a.) ou si vous ne la programmez pas dans votre agenda (cas b.), alors cette action ne sera jamais faite. Oui, cela peut vous paraître surprenant, mais c’est surtout réaliste et pragmatique.

Corollaire : Supprimez les « TO DO Lists » de votre vie !
Ces listes de choses à faire, « un jour peut-être », vous prennent de l’énergie inutilement, peuvent même vous démotiver par leur longueur et dégrade votre efficacité. Transformez ces « TO DO Lists » en « TO GET Lists », les listes motivantes de ce que vous voulez obtenir, vos rêves, vos projets, vos objectifs (cf. 1. Clarifiez vos objectifs).

6) Automatiser tout ce qu’on peut

Pensez à faire des virements mensuels automatiques pour tous vos paiements. Programmez des alertes pour les tâches récurrentes. Rangez automatiquement vos emails dans des dossiers spécifiques. Utilisez un logiciel performant d’envoi d’emails en masse pour des campagnes marketing. Etc.

7) Communiquer efficacement comme un leader

Écoutez vraiment vos interlocuteurs. Quelles sont leurs intentions ? Leurs objectifs sont-ils en corrélation avec les vôtres ? Apprenez à distinguer l’important de l’urgent. Focalisez-vous sur l’important, ce qui est essentiel par rapport à vos objectifs, explicitez-le si nécessaire. Osez dire vraiment non ou engagez-vous vraiment quand vous dîtes oui. Et n’oubliez pas qu’il y a toujours une 3^e option : vous êtes libre de faire une contre-proposition.

8)  Lâcher prise quand les choses ne se passent pas comme prévu

Soit cela dépend de vous et vous pouvez alors traiter l’information (3.a ou 3.b) et agir (pensez à bloquer des plages horaires dans votre agenda pour les imprévus – jusqu’à 40 % de votre temps –). Soit cela dépend de quelqu’un d’autre et vous n’avez pas à attendre, vous n’avez rien à faire, ni à contrôler quoi que ce soit. Autorisez-vous à faire confiance. Acceptez le passé : ce qui est fait est fait, ce qui n’est pas fait n’est pas fait. Lâchez prise mentalement et émotionnellement. Dans cet état d’esprit, ce qui doit se passer se passe naturellement. C’est le chemin de moindre résistance qui est toujours la meilleure voie pour obtenir ce que vous voulez. Et après tout, vous êtes maintenant maître de votre temps… pas de celui des autres.

Enfin, quand vous prenez conscience que vous êtes maître de votre temps, vous êtes efficace, libre et serein !

Jean-Guy Perraud